USANDO LOS INDUCTORES DE COSTOS

USANDO LOS INDUCTORES DE COSTOS 

El inductor es el concepto mas novedoso en la metodología de costos del DS N° 064-2010-PCM . Su uso y aplicación es complicado de entender para los que recién inician el aprendizaje de esta metodología y a su vez es una fortaleza para aquellos que conocen y usan este concepto en la metodología de costo de Procedimientos Administrativos.

Entender el uso y la aplicación de los inductores en la metodología de costos es indispensable para saber como se determina el costo de un procedimiento.

El inductor es un factor que permite determinar los costos no identificables en diferentes etapas de la metodología hasta determinar finalmente el costo no identificable de un Procedimiento Administrativo.

Ya que el inductor se usa en varias etapas de la metodología dará lugar a varios tipos de inductores, según la etapa donde se use el inductor.

Sin embargo, nos centraremos en dos tipos de inductores, ya que el resto de tipos se autocalcularán por el aplicativo de costos.

a) Inductores para determinar el costo del elemento de costo por centro de actividad

Se usa en el Paso 1: Cálculo del costo del elemento de costo por centro de actividad

Veremos su uso con el siguiente ejemplo:

–Las áreas de Mesa de Partes y Registro Civil comparten un mismo suministro de energía. El recibo de energía eléctrica ha sido de S/. 100 . Se desea identificar el costo de energía correspondiente a cada una de las áreas.

–¿Cómo distribuyo S/100 entre dos áreas?

–El inductor para determinar el costo por centro de actividad resuelve este problema porque            permite distribuir el costo de   un Elemento de costo (Energía eléctrica) a los Centros de actividad (Mesa de partes y Registro civil).

Para resolver el problema habrá que determinar el inductor mas adecuado.La entidad tendrá la libertad de elegir el inductor a utilizar para la identificación de los costos a los centros de actividad siempre y cuando aplique los criterios mencionados adecuadamente

–Se determina que el inductor será “Número de PCs”  , es decir, la cantidad de Computadoras determinará el costo de energía entre las dos áreas. Por las siguientes razones

Ahora tenemos que determinar el número de PCs que tiene cada área:

•Mesa de partes tiene 2 PCs

•Registro Civil tiene 3 PCs

•En total hay 3+2 = 5 PCs

Luego se determinan porcentajes de dedicación  para cada centro de actividad (área) en función de los valores de los inductores:

•Mesa de partes tiene 2 PCs de un total de 5 PCs , por lo tanto su porcentaje de dedicación será 2/5 = 0.4 = 40%

•Registro Civil tiene 3 PCs de un total de 5 PCs , por lo tanto su porcentaje de dedicación será 3/5 = 0.6 = 60%

•Nótese que el total de los porcentajes de dedicación siempre deberá ser 100%

Finalmente se calcula el costo de energía eléctrica para cada Centro de actividad:

•En Mesa de partes, el costo de energía será el 40% de  S/. 100 = 40% x 100 = S/. 40

•En Registro civil, el costo de energía será el 60% de S/. 100 = 60% x 100 = S/. 60

Gráficamente la solución es la siguiente:

b) Inductores para determinar el costo del elemento de costo asignado a procedimientos administrativos

El costo de energía eléctrica en el área de mesa de partes resultó ser de 40 soles. Es decir, 40 soles cuesta la energía eléctrica para desarrollar todas las actividades de mesa de partes. Pero Mesa de partes no se dedica exclusivamente a recepcionar documentos relacionados a Procedimientos administrativos, también recepciona otros tipo de documentos y hace otras actividades que no están relacionadas de ninguna manera a Procedimientos administrativos. Por lo tanto, de estos 40 soles,  debemos diferenciar el costo de lo que realmente deben costar la energía utilizada en procedimientos administrativos, por lo menos aproximarnos.

–¿Cuánto es el costo  de energía eléctrica que consumen los procedimientos administrativos en mesa de partes?

–El inductor para determinar el costo relacionado a procedimientos administrativos resuelve este problema

•Se sugiere usar un inductor basado en tiempos (en minutos), diferenciando el tiempo de dura la realización de actividades relacionadas a Procedimientos Administrativos de aquellas actividades que no están relacionadas a dichos Procedimientos.

•El inductor se denomina “Inductor de duración de actividades”

•¿Cómo determinar la duración anual total de actividades en mesa de partes?

–Se sabe que trabajan 2 personas

–La jornada laboral diaria es de 8 horas

–La cantidad anual de días efectivos de trabajo es de 249 días

–Cada hora tiene 60 minutos

–Por lo tanto, la duración anual de actividades en mesa de partes es de 2 x 8 x 249 x 60 = 239,040 minutos

•¿Cómo determinar la duración anual de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos en mesa de partes?

–El área de mesa de partes está relacionada a la gran mayoría de Procedimientos administrativos. El área de mesa de partes demora en recepcionar documentos 2minutos, en registrar recepción en el sistema 2 minutos e imprimir ficha de recepción 1 minuto por cada trámite que haga un administrado. Las mismas actividades se realizan para todos los procedimientos que se inician en mesa departes.En un año se realizan 5,000 trámites relacionados a procedimientos administrativos (cantidad anual total de prestaciones).Por lo tanto, la duración anual de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos en mesa de partes es de 2 x 5,000 + 2 x 5,000 + 1 x 5,000 = 25,000 minutos

•¿Cómo determinar la duración anual de actividades no relacionadas a Procedimientos administrativos en mesa de partes?

–Obtuvimos como resultado que la duración anual de actividades en mesa de partes es de 2 x 8 x 249 x 60 = 239,040 minutos. Además, calculamos que ,la duración anual de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos en mesa de partes es de 2 x 5,000 + 2 x 5,000 + 1 x 5,000 = 25,000 minutos. Por lo tanto, la duración anual de actividades no relacionadas a Procedimientos administrativos en mesa de partes  es de será de 239,040 - 25,000 = 214,040 minutos 

•Solución

–Debemos obtener los porcentajes de dedicación para actividades relacionadas a Procedimientos en mesa de partes:

•En mesa de partes se dedican 25,000 minutos  a actividades relacionadas a Procedimientos de un total de 239,040 minutos, por lo tanto, el porcentaje de dedicación respectivo será de 25,000/239,040  = 0.1046 = 10.46%

•En mesa de partes se dedican 214,040 minutos  a actividades no relacionadas a Procedimientos de un total de 239,040 minutos, por lo tanto, el porcentaje de dedicación respectivo será de 214,040/239,040  = 0.8954= 89.54%

–Nótese que el total de los porcentajes de dedicación siempre deberá ser 100%

–Finalmente se calcula el costo de energía eléctrica que debe ser destinado a procedimientos administrativos en el Centro de actividad Mesa de partes:

•El costo de energía relacionado a procedimientos administrativos será el 10.46% de  S/. 40 = 10.46% x 40 = S/. 4.184

Resumen de Costos

Resumen de Costos

¿Qué se entiende por Resumen de Costos?

Se denomina así al cuadro que consolida los costos unitarios de cada uno de los elementos de costos (personal directo, material fungible, servicios directos identificables, material no fungible, servicios de terceros no identificables, depreciación de activos y amortización de intangibles, y costo fijo) así como también el costo unitario total de los procedimientos administrativos.

N° PASOS	¿QUÉ SE HACE?
1	Registrar el costo de personal directo.
2	Registrar el costo de material fungible.
3	Registrar el costo de servicios directos identificables.
4	Registrar el costo de material no fungible.
5	Registrar el costo de servicios de terceros no identificables.
6	Registrar el costo de depreciación de activos y amortización de intangibles.
7	Registrar el costo fijo.
8	Determinar el costo unitario total del procedimiento administrativo.

Paso 1: Registrar el costo de personal directo.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 1 de la Unidad I.

Ejemplo.

A.          Licencia de funcionamiento

Costo de personal directo por prestación = S/. 25.49

B.          Matrimonio Civil

Costo de personal directo por prestación = S/. 28.54

Paso 2: Registrar el costo de material fungible.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 2 de la Unidad I.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo de material fungible por prestación = S/. 0.40

2. Matrimonio Civil

Costo de material fungible por prestación = S/. 1.70

Paso 3: Registrar el costo de servicios directos identificables.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 3 de la Unidad I.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo de servicios directos identificables por prestación = S/. 5.00

Paso 4: Registrar el costo de material no fungible.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 2 de la Unidad II.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo de material no fungible por prestación = S/. 5.09

Paso 5: Registrar el costo de servicios de terceros no identificables.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 3 de la Unidad II.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo de servicios de terceros no identificables por prestación = S/. 3.07

Paso 6: Registrar el costo de depreciación de activos y amortización de intangibles.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 4 de la Unidad II.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo de depreciación de activos y amortización de intangibles por prestación =

S/. 5.48

Paso 7: Registrar el costo fijo.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el capítulo 5 de la Unidad II.

Ejemplo.

1. Licencia de funcionamiento

Costo fijo por prestación = S/. 5.64

Paso 8: Determinar el costo unitario total del procedimiento administrativo.

Se suman los costos de Personal Directo (Paso 1), Material Fungible (Paso 2), Servicios de Terceros Identificables  (Paso 3), Material No Fungible (Paso 4), Servicios de Terceros No Identificables  (Paso 5) , Depreciación de Activos y Amortización de Intangibles (Paso 6) y Costos Fijos  (Paso 7), para obtener el costo unitario del procedimiento administrativo.

Ejemplo:

Cuadro 107. Resumen de Costos

Cálculo de Costos Fijos

Cálculo de Costos Fijos

¿Qué se entiende por Costo Fijo?

Se denomina así al costo en el que necesariamente se incurre en la prestación de los procedimientos o servicios y que se mantiene constante sin tomar en cuenta la variación del volumen de prestaciones. Por ejemplo, el servicio de energía eléctrica.

Se presentan cuatro etapas:

a)    Costo fijo por centro de actividad

b)    Costo fijo asignado a procedimientos administrativos

c)    Costo fijo por actividad

d)    Costo fijo por procedimiento administrativo

5.1 Costo Fijo por Centro de Actividad

Objetivo: determinar el costo fijo por cada centro de actividad.

¿Qué pasos hay que seguir para alcanzar este objetivo?

N° PASOS	¿QUÉ SE HACE?
1	Calcular el costo anual del costo fijo de la entidad.
2	Definir los inductores a utilizarse para cada uno de los costos fijos listados en el paso anterior.
3	Determinar el valor de cada inductor para cada centro de actividad.
4	Calcular el porcentaje de dedicación de cada inductor en los diferentes centros de actividad.
5	Calcular el costo anual del costo fijo por centro de actividad.

Paso 1: Calcular el costo anual del costo fijo de la entidad.

Para esto, debemos hacer un listado de los costos fijos de la entidad, definir cuántos se utilizan en un año y multiplicar esta cantidad por su respectivo costo unitario. Los costos unitarios de los costos fijos se obtienen de las órdenes de servicio, que son controladas y administradas por el Área de Logística y/o Área de Contabilidad de Costos de cada Entidad Pública.

Ejemplo:

Cuadro 84. Cálculo del  Costo Anual de los  Costos Fijos de la Entidad

COSTO FIJO	CANTIDAD ANUAL	UNIDAD DE MEDIDA	COSTO UNITARIO (S/.)	COSTO ANUAL (S/.)
	[s]		[t]	[u] = [s]x[t]
Energía Eléctrica	12	Servicio	1,500.00	18,000.00

Paso 2: Definir los inductores a utilizarse para cada uno de los costos fijos listados en el paso anterior.

Ejemplo:

Cuadro 85. Inductores a utilizarse en el Cálculo de Costos Fijos

COSTO FIJO	INDUCTOR
Energía Eléctrica	N° de Computadoras

Paso 3: Determinar el valor de cada inductor para cada centro de actividad.

Se deben precisar todos los centros de actividad de la entidad, es decir, cada centro de actividad que participa y no participa en procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad. Se pueden agrupar aquellos centros de actividad que no participan en la realización de procedimientos, como “otros centros de actividad” y determinar el valor del inductor respectivo.

Ejemplo:

Cuadro 86. Valores de Inductores por Centro de Actividad

		CENTROS DE ACTIVIDAD
COSTO FIJO	INDUCTOR	Tramite documentario	Gerencia de Obras	Registro Civil	Otros Centros de Actividad	Total
		[A]	[B]	[C]	[D]	[E] = [A]+[B]+[C]+[D]
Energía Eléctrica	N° de computadoras	1	2	3	15	21

Paso 4: Calcular el porcentaje de dedicación de cada inductor en los diferentes centros de actividad.

Con este fin, se deberá convertir a porcentajes los valores de los inductores determinados en el cuadro anterior,  considerando el total como un 100%.

Ejemplo:

Cuadro 87. Porcentaje de Dedicación de Inductores por Centro de Actividad

		CENTROS DE ACTIVIDAD
COSTO FIJO	INDUCTOR	Tramite documentario	Gerencia de Obras	Registro Civil	Otros Centros de Actividad	Total
		[F] = [A]/[E]	[G] = [B]/[E]	[H] = [C]/[E]	[I] = [D]/[E]	[J] = [F]+[G]+[H]+[I]
Energía Eléctrica	N° de computadoras	4.76%	9.52%	14.29%	71.43%	100.00%

Paso 5: Calcular el costo anual del costo fijo por centro de actividad.

Para obtener esta cifra, se multiplica el costo total anual del costo fijo (Paso 1) por su porcentaje de dedicación correspondiente (Paso 4).

Ejemplo:

Cuadro 88. Cálculo del Costo Anual de Costos Fijos por Centro de Actividad

COSTO FIJO	COSTO ANUAL	Trámite Documentario	Gerencia  de Obras	Registro Civil
	CAec (Paso 1)	CECca= CAec x INDca1 / INDt	CECca= CAec x INDca2 / INDt	CECca= CAec x INDca3 / INDt
Energía Eléctrica	18,000.00	857.14	1,714.29	2,571.43

5.2 Costo Fijo asignado a Procedimientos Administrativos

Objetivo: Discriminar el costo fijo a ser asignados a las actividades relacionadas a procedimientos administrativos, de costos relacionados a otras actividades.

¿Qué pasos hay que seguir para alcanzar este objetivo?

N° PASOS	¿QUÉ SE HACE?
1	Registrar el costo anual de costo fijo por centro de actividad.
2	Definir el inductor a utilizarse para cada costo fijo y su valor.
3	Determinar el valor del inductor utilizado en actividades relacionadas con procedimientos administrativos y en las no relacionadas.
4	Determinar el valor total del inductor.
5	Discriminar el costo de los costos fijos a ser asignados a las actividades relacionadas a procedimientos administrativos y a otras actividades no relacionadas.

Paso 1: Registrar el costo anual de costo fijo por centro de actividad.

Se ha explicado cómo determinar esta cifra en el acápite 5.1 (Ver Cuadro 85).

Ejemplo:

Cuadro 89. Cálculo del Costo Anual de Costo Fijo por Centro de Actividad

Centro de actividad	Costo Fijo	Costo por centro de actividad
		A
Trámite Documentario	Energía Eléctrica	857.14
Gerencia  de Obras	Energía Eléctrica	1,714.29
Registro Civil	Energía Eléctrica	2,571.43

Paso 2: Definir el inductor a utilizarse para cada costo fijo.

Se debe definir un inductor que permita diferenciar el costo fijo en actividades relacionadas a procedimientos administrativos de aquellas actividades no relacionadas.

Para obtener dichos valores, se debe tener en cuenta que siempre debe discriminarse la participación del inductor en actividades relacionadas a procedimientos, de aquellas actividades no relacionadas.

Ejemplo:

En el caso de la Energía Eléctrica en el área de Registro Civil, se ha definido como inductor al “número de computadoras”.

Cuadro 90. Inductores definidos para costos fijos por Centro de Actividad

Centro de actividad	Costo Fijo	Costo por centro de actividad	Inductor
		A
Trámite Documentario	Energía Eléctrica	857.14	N° de computadoras
Gerencia  de Obras	Energía Eléctrica	1,714.29	N° de computadoras
Registro Civil	Energía Eléctrica	2,571.43	N° de computadoras

Paso 3: Determinar el valor del inductor utilizado en actividades relacionadas con procedimientos administrativos y en las no relacionadas.

Ejemplo:

Para el caso del inductor “número de computadoras” en el área de Registro Civil, se considera que dos computadoras son destinadas para el desarrollo de procedimientos administrativos y una computadora se destina a otras actividades no relacionadas con procedimientos administrativos. Se sigue el mismo procedimiento para todos los inductores de cada centro de actividad.

Cuadro 91. Valor del Inductor en Actividades Relacionadas con Procedimientos Administrativos y en las No Relacionadas

Centro de actividad	Costo Fijo	Costo por centro de actividad	Inductor	Tipo	Valor del Inductor
		A			B
Trámite Documentario	Energía Eléctrica	857.14	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	0
Gerencia  de Obras	Energía Eléctrica	1,714.29	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1
Registro Civil	Energía Eléctrica	2,571.43	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	2
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1

Paso 4: Determinar el valor total del inductor.

Con este fin, se suman los correspondientes valores de los inductores para cada uno de los inductores definidos.

Ejemplo:

Cuadro 92. Valor Total del Inductor en Actividades Relacionadas con Procedimientos Administrativos y en las No Relacionadas

Centro de actividad	Costo Fijo	Costo por centro de actividad	Inductor	Tipo	Valor del Inductor	Valor Total del Inductor
		A			B	C= ΣB
Trámite Documentario	Energía Eléctrica	857.14	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1	1
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	0
Gerencia  de Obras	Energía Eléctrica	1,714.29	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1	2
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1
Registro Civil	Energía Eléctrica	2,571.43	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	2	3
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1

Paso 5: Discriminar el costo de costos fijos a ser asignados a las actividades relacionadas a procedimientos administrativos y a otras actividades no relacionadas.

Para determinar esta cifra, se multiplica el costo del material no fungible por centro de actividad (Paso 1) por el valor del inductor (Paso 3) y este resultado se divide entre el valor del inductor (Paso 4). 

Ejemplo:

Cuadro 93. Costo de Costos Fijos a ser asignados a Actividades Relacionadas a Procedimientos Administrativos

Centro de actividad	Costo Fijo	Costo por centro de actividad	Inductor	Tipo	Valor del Inductor	Valor Total del Inductor	Costo (S/.)
		A			B	C= ΣB	C=A*B/ ΣB
Trámite Documentario	Energía Eléctrica	857.14	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1	1	857.14
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	0		0.00
Gerencia  de Obras	Energía Eléctrica	1,714.29	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	1	2	857.14
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1		857.14
Registro Civil	Energía Eléctrica	2,571.43	N° de computadoras	Actividades relacionadas a procedimientos administrativos	2	3	1,714.29
				Actividades NO relacionadas a procedimientos administrativos	1		857.14

5.3 Costo Fijo por Actividad

Objetivo: determinar el costo fijo por cada actividad que se realiza dentro de un centro de actividad.

¿Qué pasos hay que seguir para alcanzar este objetivo?

N° PASOS	¿QUÉ SE HACE?
1	Hacer un listado de las actividades por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).
2	Identificar el uso de costo fijo en cada actividad.
3	Calcular el valor del inductor “Tiempo anual consumido en la actividad (para todos los objetos de costo)” para cada actividad en cada centro de actividad por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).
4	Calcular el “factor de tiempo de actividades relacionadas con el TUPA”.
5	Calcular el tiempo total de las actividades por centro de actividad.
6	Calcular el porcentaje de dedicación del elemento de costo (costo fijo, en este caso) para cada actividad en cada centro de actividad.
7	Calcular el costo anual del costo fijo por actividad.

Paso 1: Hacer un listado de las actividades por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).

Este listado debe hacerse por cada centro de actividad y para cada elemento de costo.

Ejemplo:

Cuadro 94. Listado de Actividades por Centro de Actividad para Costos Fijos

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente
		Derivar Expediente
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación
		Elaborar Informe Técnico
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones
		Realizar Ceremonia

Paso 2: Identificar el uso de costo fijo en cada actividad.

A partir del listado realizado en el paso anterior, se deberá identificar en cuáles de estas actividades se utiliza el costo fijo (colocar SI al costado de la misma) y en cuáles no (colocar NO al costado de la misma).

Ejemplo:

Cuadro 95. Identificación de Uso del Costo Fijo por Actividad

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI
		Derivar Expediente	NO
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI
		Elaborar Informe Técnico	SI
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO
		Realizar Ceremonia	NO

Paso 3: Calcular el valor del inductor “Tiempo anual consumido en la actividad (para todos los objetos de costo)” para cada actividad en cada centro de actividad por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).

Vamos a trascribir el ejemplo visto en el Capítulo 1[1] sobre el cálculo de este inductor, para la actividad “Elaborar expediente” del centro de actividad “Trámite Documentario”

Ejemplo:

Cuadro 96a. Tiempo Anual consumido en la Actividad (para todos los procedimientos) en la Actividad “Elaborar Expediente” del Centro de Actividad “Trámite Documentario”

Método para calcular el "tiempo anual consumido en la actividad  (para todos los procedimientos administrativos)"
Centro de Actividad	Actividad	Se encuentra en el procedimiento…	Cantidad anual de prestaciones	Tiempo de la actividad en el centro de actividad[2]	Tiempo total consumido anual
Trámite Documentario	Elaborar expediente	Licencia de funcionamiento	200	4	800
		Matrimonio civil	150	5	750
Tiempo consumido para la actividad "Elaborar expediente" en "Trámite documentario"					1,550

El valor de tiempo anual consumido para la actividad “Elaborar expediente” en “Trámite documentario” es de 1,550 minutos.

El cálculo anterior debe desarrollarse para cada actividad por centro de actividad, por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).

Ejemplo:

Cuadro 96b. Tiempo Anual consumido en la Actividad (para todos los procedimientos) para cada Actividad en cada Centro de Actividad por Costo Fijo.

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso	Tiempo consumido en la actividad (para todos los Objetos de Costos)
				TTact= ∑ (TEi x NPi )
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI	1,550
		Derivar Expediente	NO	-
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI	24,000
		Elaborar Informe Técnico	SI	6,000
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO	-
		Realizar Ceremonia	NO	-

Paso 4: Calcular el “factor de tiempo de actividades relacionadas con el TUPA”.

Este siempre se considerará 100% (se ha realizado el cálculo correspondiente en el acápite 5.2).

Ejemplo:

Cuadro 97. Factor de Tiempo de Actividades Relacionadas con el TUPA

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso	Tiempo consumido en la actividad (para todos los Objetos de Costos)	Factor de tiempo de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos (%)
				TTact= ∑ (TEi x NPi )	FT
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI	1,550	100%
		Derivar Expediente	NO	-
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI	24,000	100%
		Elaborar Informe Técnico	SI	6,000
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO	-	100%
		Realizar Ceremonia	NO	-

Paso 5: Calcular el tiempo total de las actividades por centro de actividad.

Con este fin, sumaremos los tiempos anuales consumidos en cada actividad (Paso 3) por cada centro de actividad.

Ejemplo:

Cuadro 98. Tiempo Total de Actividades por Centro de Actividad

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso	Tiempo consumido en la actividad (para todos los Objetos de Costos)	Factor de tiempo de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos (%) (*)	Tiempo Total de actividades por Centro de Actividad (TT)
				TTact= ∑ (TEi x NPi )	FT	TTEca = ∑ TTact
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI	1,550	100%	1,550.00
		Derivar Expediente	NO	-
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI	24,000	100%	30,000.00
		Elaborar Informe Técnico	SI	6,000
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO	-	100%	-
		Realizar Ceremonia	NO	-

Paso 6: Calcular el porcentaje de dedicación del elemento de costo (costo fijo, en este caso) para cada actividad en cada centro de actividad.

Determinamos el porcentaje de dedicación dividiendo el tiempo consumido en la actividad para todos los objetos de costo (Paso 3) entre el tiempo total de actividades por centro de actividad (Paso 5) y multiplicamos todo por 100.

Ejemplo:

Cuadro 99. Porcentaje de Dedicación de Costos Fijos para cada Actividad en cada Centro de Actividad

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso	Tiempo consumido en la actividad (para todos los Objetos de Costos)	Factor de tiempo de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos (%)	Tiempo Total de actividades por Centro de Actividad (TT)	% Dedicación
				TTact= ∑ (TEi x NPi )	FT	TTEca = ∑ TTact	PDact=FT x TTact /      Σ TTact
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI	1,550	100%	1,550.00	100.00
		Derivar Expediente	NO	-			-
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI	24,000	100%	30,000.00	80.00
		Elaborar Informe Técnico	SI	6,000			20.00
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO	-	100%	-	-
		Realizar Ceremonia	NO	-			-

Paso 7: Calcular el costo anual de costos fijos por actividad.

Para llevar a cabo este último paso, necesito conocer el costo anual de costos fijos por centro de actividad. Hemos visto cómo determinar este costo en el acápite 5.1.

Debo entonces multiplicar el porcentaje de dedicación de cada actividad (Paso 6) por el costo anual de costos fijos de su respectivo centro de actividad (Acápite 5.1) y se obtiene el costo anual de costos fijos por actividad.

Ejemplo:

Cuadro 100. Cálculo del Costo Anual de Costos Fijos para cada Actividad en cada Centro de Actividad

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Identificación del Uso	Tiempo consumido en la actividad (para todos los Objetos de Costos)	Factor de tiempo de actividades relacionadas a Procedimientos administrativos (%) (*)	Tiempo Total de actividades por Centro de Actividad (TT)	% Dedicación	Costo por Centro de Actividad	Costo por Actividad  (S/.)
				TTact= ∑ (TEi x NPi )	FT	TTEca = ∑ TTact	PDact=FT x TTact /      Σ TTact	CECca	CECact = CECca x Pdact
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	SI	1,550	100%	1,550.00	100.00	857.14	857.14
		Derivar Expediente	NO	-			-		-
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	SI	24,000	100%	30,000.00	80.00	857.14	685.71
		Elaborar Informe Técnico	SI	6,000			20.00		171.43
	Registro Civil	Acondicionar Instalaciones	NO	-	100%	-	-	1,714.29	-
		Realizar Ceremonia	NO	-			-		-

5.4 Costo Fijo por Procedimiento administrativo

Objetivo: determinar el costo fijo por cada procedimiento administrativo en cada actividad que se realiza dentro de un centro de actividad.

¿Qué pasos hay que seguir para alcanzar este objetivo?

N° PASOS	¿QUÉ SE HACE?
1	Identificar los objetos de costo por actividad para cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).
2	Calcular el valor del inductor “Tiempo anual consumido en la actividad (para un procedimiento administrativo)” para cada actividad en cada centro de actividad por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).
3	Calcular el tiempo total de consumo de cada actividad por centro de actividad para cada elemento de costo (costo fijo en este caso).
4	Calcular el porcentaje de dedicación del elemento de costo (costo fijo en este caso) para cada procedimiento administrativo de cada actividad en cada centro de actividad.
5	Calcular el costo anual del costo fijo por procedimiento administrativo.
6	Calcular el costo fijo para una prestación del procedimiento administrativo.

Paso 1: Identificar los objetos de costo por actividad para cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).

En este primer paso, se identificarán los objetos de costo, pero sólo para las actividades cuya identificación de uso sea “SI”.

Ejemplo:

Cuadro 101. Listado de Procedimientos para cada Actividad en cada Centro de Actividad por Costos Fijos

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Procedimiento
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO
			MATRIMONIO CIVIL
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO
		Elaborar Informe Técnico	MATRIMONIO CIVIL

Paso 2: Calcular el valor del inductor “Tiempo anual consumido en la actividad (para un procedimiento administrativo)” para cada actividad en cada centro de actividad por cada elemento de costo (costo fijo, en este caso).

Vamos a trascribir el ejemplo visto en el Capítulo 1[3] sobre el cálculo de este inductor, para el procedimiento administrativo “Licencia de funcionamiento”, para la actividad “Elaborar expediente” del centro de actividad “Trámite Documentario”

Ejemplo:

Cuadro 102a. Tiempo Anual consumido en la Actividad “Elaborar Expediente” del Centro de Actividad “Trámite Documentario” para el Procedimiento Licencia de funcionamiento

Método para calcular el "tiempo anual consumido en la actividad por procedimiento administrativo"
Centro de Actividad	Actividad	Se encuentra en el procedimiento…	Cantidad anual de prestaciones	Tiempo de la actividad en el centro de actividad[4]	Tiempo total consumido anual
Trámite Documentario	Elaborar expediente	Licencia de funcionamiento	200	4	800

El valor de tiempo anual consumido para la actividad “Elaborar expediente” en “Trámite documentario” para el procedimiento administrativo “Licencia de funcionamiento” es de 800 minutos.

El cálculo anterior debe desarrollarse para cada procedimiento administrativo y actividad por centro de actividad.

Ejemplo:

Cuadro 102b. Tiempo Anual consumido por Procedimiento para cada Actividad en cada Centro de Actividad por Costos Fijos

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Procedimiento	Tiempo de Consumo en todos los Procedimiento administrativo
				TToc=TE x NP
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	800
			MATRIMONIO CIVIL	750
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	24,000
		Elaborar Informe Técnico	MATRIMONIO CIVIL	6,000

Paso 3: Calcular el tiempo total de consumo de cada actividad por centro de actividad para cada elemento de costo (costo fijo en este caso).

Esto se hace sumando el tiempo de consumo anual de todos los objetos de costo (Paso 2) de una misma actividad.

Ejemplo:

Cuadro 103. Tiempo Total de Consumo de cada Actividad por Centro de Actividad para Costos Fijos

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Procedimiento	Tiempo de Consumo en todos los Procedimiento administrativo	Tiempo Total de Consumo
				TToc=TE x NP	TTact
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	800	1,550
			MATRIMONIO CIVIL	750
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	24,000	24,000
		Elaborar Informe Técnico	MATRIMONIO CIVIL	6,000	6,000

Paso 4: Calcular el porcentaje de dedicación del elemento de costo (costo fijo en este caso) para cada procedimiento administrativo de cada actividad en cada centro de actividad.

Determinamos este porcentaje de dedicación, dividiendo el tiempo anual consumido en la actividad para un procedimiento administrativo (Paso 2) entre el tiempo total de consumo por actividad (Paso 3) y multiplicándolo por 100.

Ejemplo:

Cuadro 104. Porcentaje de Dedicación de Costos Fijos para cada Procedimiento de cada Actividad en cada Centro de Actividad

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Procedimiento	Tiempo de Consumo en todos los Procedimiento administrativo	Tiempo Total de Consumo	% Dedicación
				TToc=TE x NP	TTact	PDoc= TToc /TTact
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	800	1,550	51.61%
			MATRIMONIO CIVIL	750		48.39%
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	24,000	24,000	100.00%
		Elaborar Informe Técnico	MATRIMONIO CIVIL	6,000	6,000	100.00%

Paso 5: Calcular el costo anual del costo fijo por procedimiento administrativo.

Para llevar a cabo este último paso, necesito conocer el costo anual del costo fijo por actividad. Hemos visto cómo determinar este costo en el acápite 5.3.

Debo entonces multiplicar el porcentaje de dedicación de cada actividad (Paso 4) por el costo anual del costo fijo por actividad (Acápite 5.3) y se obtiene el costo anual del costo fijo por procedimiento administrativo.

Ejemplo:

Cuadro 105. Cálculo del Costo Anual de Costos Fijos por cada Procedimiento

COSTO FIJO	Centro de Actividad	Actividad	Procedimiento	Tiempo de Consumo en todos los Procedimiento administrativo	Tiempo Total de Consumo	% Dedicación	Costo por Actividad	Costo por Procedimiento administrativo  (S/.)
				TToc=TE x NP	TTact	PDoc= TToc /TTact	CECact	CECoc = CECact x PDoc
Energía Eléctrica	Trámite Documentario	Elaborar Expediente	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	800	1,550	51.61%	857.14	442.40
			MATRIMONIO CIVIL	750		48.39%		414.75
	Gerencia  de Obras	Evaluar Documentación	LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO	24,000	24,000	100.00%	685.71	685.71
		Elaborar Informe Técnico	MATRIMONIO CIVIL	6,000	6,000	100.00%	171.43	171.43

Paso 6: Calcular el costo fijo para una prestación del procedimiento administrativo.

Para llevar a cabo este último paso, debemos elegir el procedimiento cuyo costo unitario de costo fijo deseamos conocer. Luego, sumaremos los costos obtenidos en el Paso 5 correspondientes a dicho procedimiento administrativo y finalmente, dividiremos el resultado entre la cantidad promedio de prestaciones anuales del procedimiento referido, para obtener el costo por prestación.

Ejemplo.

Cuadro 106. Cálculo del Costo Fijo para una Prestación del Procedimiento
DENOMINACION DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO
Costo Fijo		Costos correspondientes al procedimiento administrativo (Paso 5)		Costo Anual del Procedimiento (S/.)
		A		∑A
Energía Eléctrica		442.40+685.71		1,128.11
		Total Costo Fijo		1,128.11
		Promedio  Anual de Prestaciones		200
		Costo por Prestación		5.64

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[1] Ver Unidad II, Capítulo 1, acápite 1.3

[2] Los datos se encuentran en la columna “Tiempo Total (Min)” de los dos ejemplos que se encuentran al finalizar el paso 5 del capítulo 1 – Unidad I. 

[3] Ver Unidad II, Capítulo 1, acápite 1.4

[4] Los datos se encuentran en la columna “Tiempo Total (Min)” del primer ejemplo que se encuentra al finalizar el paso 5 del capítulo 1 – Unidad I.